Com certeza você já deve ter passado pela seguinte situação na sua Academia: ficar esperando aquele pagamento que parece nunca chegar, não é mesmo?
Pois é, a tal da “inadimplência” é um problemão que tira qualquer empreendedor do sério, principalmente os donos de academia.
Imagine estar conduzindo uma aula com toda energia e perceber que aquele aluno, ali do lado, há meses não paga suas
mensalidades. Não seria justo, não é mesmo?
E é aí que surge uma questão que demanda muito cuidado: será que eu devo bloquear o acesso daqueles alunos que estão com pagamentos pendentes?
Vamos analisar essa situação com calma para não tomar nenhuma decisão precipitada.
Continue a leitura que iremos te apresentar estratégias eficazes para lidar com alunos inadimplentes e superar esse desafio de uma vez por todas.
Mas, antes de prosseguirmos, é importante entender o que exatamente significa o termo “inadimplência”:
O que é inadimplência?
A
inadimplência é um problema
recorrente e pode afetar seriamente as finanças de uma empresa, especialmente no caso dos pequenos negócios.
Chamamos de inadimplência a falta de pagamento de uma conta, dívida ou outra obrigação financeira na data de vencimento. Quando o cliente não efetua o pagamento, ele se torna um inadimplente.
A
falta de pagamento dos clientes pode desestabilizar a
saúde financeira do empreendimento e torná-lo inadimplente também. Um dos efeitos mais imediatos que pode acontecer é o prejuízo no
fluxo de caixa.
Quando um pagamento não é realizado no prazo combinado, o resultado é um desequilíbrio negativo na balança do fluxo de caixa, fazendo com que as saídas (despesas) sejam maiores que as entradas (receitas).
Com isso, pagar as despesas básicas, como aluguel, folha de pagamento e aquisição de equipamentos, pode se tornar uma tarefa impossível.
Para as micro e pequenas empresas, que não costumam ter
reserva financeira suficiente para cobrir esse déficit, o rombo nas contas pode ser fatal. No pior dos cenários, o resultado pode levar à falência e
fechamento do negócio.
Dessa maneira, é de
extrema importância que o empreendedor saiba quais são as causas da
inadimplência, qual a melhor forma de combatê-las e como prevenir-se dessa situação.
Estratégias para lidar com alunos inadimplentes na academia
Lidar com a inadimplência de forma eficaz requer um plano bem estruturado, empatia e muita paciência.
O objetivo principal é manter um relacionamento positivo e ajudar os alunos a superar seus problemas financeiros, ao mesmo tempo em que você mantém a saúde financeira da sua Academia.
Com abordagens cuidadosas e estratégicas, é possível resolver essas situações de forma satisfatória para ambas as partes. Confira:
1- Comunicação clara e antecipada
Desde o início, é importante deixar claro para todos os alunos as políticas de pagamento da academia.
Certifique-se de que eles entendam os prazos e as consequências da inadimplência.
2- Lembrete de pagamento
Envie lembretes regulares e amigáveis quando os pagamentos estiverem próximos do vencimento. Isso pode ser feito através de e-mail, SMS, WhatsApp ou telefone.
3- Diversas opções de pagamento
Permita que os alunos escolham entre
diferentes formas de pagamento, como dinheiro, cartão de crédito ou débito, depósito, cheque, PIX, dentre outros.
4- Facilidades de Parcelamento
Ofereça opções de parcelamento para os alunos inadimplentes.
Isso permite que eles dividam o valor da mensalidade em partes menores, tornando o pagamento mais acessível e facilitando a quitação de suas dívidas.
5- Negociação de Dívidas
Se um aluno estiver enfrentando dificuldades financeiras, esteja aberto a negociar uma solução que funcione para ambas as partes.
Isso pode incluir um plano de pagamento especial ou até mesmo um desconto para pagamento à vista.
6- Benefícios por pagamento em dia
Crie um programa de recompensas para alunos que pagam em dia suas mensalidades, como descontos em serviços adicionais ou brindes.
7- Cobrança de juros
Tenha uma política clara sobre a cobrança de juros em atrasos de mensalidades e comunique-a aos alunos.
8- Cobrança Extrajudicial
Caso todas as tentativas de comunicação e negociação falhem, considere a possibilidade de contratar um advogado ou uma empresa de cobrança especializada para recuperar as dívidas de forma legal.
9- Reavaliação da política de pagamento
Periodicamente, reveja sua política de pagamento para garantir que ela esteja sendo justa e eficaz, fazendo ajustes conforme necessário.
10- Recursos Online
Disponibilize um sistema online para que os alunos possam acompanhar seu
histórico de pagamento e realizar transações financeiras de forma mais conveniente.
Isso pode reduzir a inadimplência devido à falta de tempo ou esquecimento.
11- Acompanhamento pessoal
Se um aluno estiver com dificuldades para fazer os pagamentos, uma reunião pessoal pode ser útil.
Isso pode proporcionar uma oportunidade para discutir a situação financeira do aluno e explorar possíveis soluções.
12- Educação Financeira
Ofereça programas ou materiais educativos sobre educação financeira para seus alunos.
Isso pode ajudá-los a gerenciar melhor suas finanças pessoais e evitar futuras inadimplências.
12,5*- Bloqueio temporário
Se um aluno estiver com pagamentos atrasados, considere suspender temporariamente o acesso às instalações da sua Academia até que a dívida seja regularizada.
Isso pode motivar os alunos a “quererem” normalizar sua situação para evitar a interrupção de suas atividades na academia.
*Não se preocupe, pois esse item ainda não está completamente explicado. Teremos um tópico especial para abordarmos esse assunto com mais profundidade!
É importante lembrar que cada situação é única e uma estratégia que funciona para um aluno pode não funcionar para outro.
Cada aluno pode estar enfrentando circunstâncias pessoais diferentes que afetam seus pagamentos, como perda de emprego, problemas de saúde ou outras dificuldades financeiras imprevistas.
Portanto, é importante manter uma comunicação aberta e empática com os alunos inadimplentes. Ouça suas preocupações e ofereça soluções adaptadas às suas necessidades individuais.
Às vezes, adiar o pagamento por alguns dias pode ser suficiente para que o aluno regularize sua situação.
Para garantir transparência e eficácia em processos dessa natureza, é essencial manter registros precisos de todas as interações com os alunos inadimplentes, incluindo datas de contato, acordos de pagamento e compromissos firmados.
Por fim, lembre-se de que a paciência e a compreensão são essenciais ao lidar com alunos inadimplentes.
Pressionar demais ou adotar uma abordagem agressiva pode prejudicar o relacionamento com o aluno e levar a desentendimentos desnecessários e quem sabe, até jurídicos.
Cobrança Recorrente: sua aliada contra alunos inadimplentes
Para manter a rentabilidade do seu negócio é preciso lidar com a inadimplência de forma estratégica na sua Academia.
Uma das melhores soluções para isso é a cobrança recorrente, que oferece inúmeras vantagens, tanto para você, quanto para os seus alunos.
Embora oferecer diversas opções de pagamento, como parcelamento, pagamento anual e PIX seja importante, é a cobrança recorrente que se destaca como uma solução precisa e eficiente.
Esse método de pagamento contorna a inadimplência sem prejudicar o crédito do aluno.
Além de facilitar a vida dos seus alunos, a cobrança recorrente também traz benefícios para o gestor da Academia.
Com esse método, você tem mais segurança e previsibilidade no seu fluxo de caixa, pois sabe exatamente quanto vai receber todo mês.
Isso também ajuda a aumentar a retenção dos alunos, que tendem a permanecer mais tempo na sua Academia.
Como cobrar um aluno inadimplente
"Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça."
Existem diversas abordagens para lidar com a cobrança de um aluno que deixou de pagar a mensalidade em dia na sua Academia.
A abordagem inicial, que busca ser mais delicada, é enviar um e-mail ou uma mensagem por WhatsApp de lembrete.
Nesse primeiro contato, você pode destacar que a mensalidade venceu há alguns dias e oferecer ao aluno a oportunidade de efetuar o pagamento com um valor especial, ou seja, sem juros, dentro de alguns dias.
Caso o aluno não realize o pagamento, é apropriado realizar uma segunda tentativa de contato por e-mail e por mensagens de WhatsApp novamente.
Nesse segundo contato, é importante reforçar que a academia já enviou uma mensagem anteriormente, demonstrando disponibilidade para ajudar o aluno a quitar a mensalidade em atraso.
Se, mesmo após essas tentativas de comunicação, o cliente não efetuar o pagamento nos próximos dias, é aconselhável considerar a possibilidade de fazer uma ligação telefônica.
Realize as ligações telefônicas durante o horário comercial, de segunda a sexta-feira, sempre para o telefone do aluno inadimplente.
Evite ligações à noite, aos finais de semana ou para o local de trabalho do inadimplente.
Ao entrar em contato por telefone, é importante abordar o assunto com sensibilidade, procurando compreender a causa da inadimplência por parte do aluno.
Caso o cliente não tenha o costume de atrasar pagamentos, é importante oferecer uma solução que seja viável e benéfica para ambas as partes.
É fundamental lembrar que manter um bom relacionamento com seu aluno é de extrema importância, não apenas para resolver a situação de inadimplência, mas também para fidelizá-lo.
O aluno que se sente valorizado e compreendido tende a ser mais leal à academia. Portanto, a abordagem na cobrança deve ser sempre profissional, respeitosa e focada na resolução do problema, visando manter a satisfação do cliente a longo prazo.
Aumente seus lucros e evite a inadimplência com o SCA
Você quer uma plataforma completa e poderosa para gerenciar sua Academia com eficiência e potencializar seus lucros?
Então você precisa conhecer o
Sistema SCA, a solução perfeita que ajuda milhares de academias em todo o Brasil a alcançarem seus objetivos.
O SCA conta com recursos avançados de gestão, controle de acesso, cobrança automática e análise de dados, que permitem que você tenha mais controle sobre seu negócio, mais organização em seus processos e mais segurança em suas receitas.
Ou seja, chegou o dia do vencimento, o sistema faz a cobrança automaticamente. Assim, você evita a inadimplência e melhora a organização da sua Academia.
Da mesma forma que a Cobrança Recorrente ajuda a reduzir a inadimplência na sua Academia, o SCA também oferece outras funcionalidades que podem te auxiliar nesse desafio. Conheça algumas delas:
Lembretes de cobrança
O SCA irá facilitar a interação entre você e seus alunos, disponibilizando uma série de recursos avançados que simplificam o agendamento de contatos e a automação de mensagens importantes.
Você pode contar com o sistema para realizar o envio automático de notificações de cobranças aos seus alunos, evitando assim qualquer constrangimento ou desconforto que possam surgir ao cobrá-los publicamente.
Esses avisos serão enviados automaticamente por meio de e-mail, SMS, painel e aplicativo, assegurando total discrição e eficácia no processo.
Isso não apenas garante que seus alunos estejam cientes de suas obrigações financeiras, mas também oferece a eles a comodidade de escolher o meio de comunicação com o qual estão mais familiarizados para receberem as notificações.
Zonas de risco
Através da Dashboard do sistema, você poderá visualizar o gráfico “
Zonas de Risco”.
As áreas desse gráfico mostram o quão provável é que os alunos desistam de frequentar a sua Academia, levando em consideração diversos fatores, como a inadimplência, por exemplo.
Essa ferramenta proporciona uma visão clara sobre quais alunos podem não continuar utilizando seus serviços devido à falta de pagamentos.
Com essas informações em mãos, você poderá adotar medidas para reverter essa situação e garantir a
retenção dos alunos.
Bloqueio de alunos inadimplentes
Você se lembra de que nós prometemos lá no início do texto te contar mais detalhes sobre o bloqueio de alunos? Então, esse momento chegou…
Bloquear ou não os alunos inadimplentes na academia é uma questão bastante delicada que envolve aspectos financeiros, jurídicos e éticos.
Por um lado, é compreensível que o dono da academia queira receber o pagamento pelos serviços prestados e garantir a saúde financeira do seu negócio.
Afinal, ao bloquear alunos inadimplentes, ele estará protegendo o presente e garantindo o futuro da sua Academia.
Por outro lado, é preciso considerar os motivos que levaram os alunos a atrasarem ou deixarem de pagar as mensalidades, bem como compreender as consequências legais e morais de impedir o acesso deles às instalações e atividades da academia.
Uma possível solução para esse dilema é tentar negociar com os alunos inadimplentes, oferecendo condições especiais de pagamento, descontos, parcelamentos ou até mesmo isenções temporárias, dependendo da situação de cada um.
Além disso, pode evitar possíveis processos judiciais por danos morais ou materiais, caso os alunos se sintam lesados ou discriminados pelo bloqueio.
No entanto, se mesmo após a tentativa de negociação, os alunos persistirem em não pagar as mensalidades, o dono da academia pode recorrer ao bloqueio como uma medida extrema e justificada.
Nesse caso, é importante comunicar previamente seus alunos sobre a decisão e os critérios adotados para o bloqueio, bem como informar sobre os meios legais para a cobrança da dívida.
O bloqueio deve ser feito de forma respeitosa e discreta, sem expor ou constranger os alunos perante os demais frequentadores da academia.
O controle de acesso é uma forma de garantir a segurança e a organização da sua Academia, permitindo que apenas as pessoas autorizadas possam entrar e sair do seu estabelecimento.
Para isso, você precisa de dois elementos principais: uma barreira física e um dispositivo de identificação.
A barreira física é o equipamento que impede ou libera a passagem das pessoas, como é o caso das catracas. Elas podem ser configuradas para permitir o acesso de uma pessoa por vez, evitando aglomerações e fraudes.
A
catraca é um equipamento que facilita o controle de acesso na sua Academia, pois permite que você bloqueie o acesso dos alunos inadimplentes. Assim, quando o aluno tentar entrar na Academia, ele verá no visor da
catraca que seu acesso está
bloqueado e não conseguirá passar pelo equipamento.
Isso evita situações constrangedoras de cobrança e outras complicações que podem prejudicar a sua relação com os alunos.
Já o dispositivo de identificação é o que verifica se a pessoa tem permissão para entrar ou sair da sua Academia, como a biometria, o teclado USB, o cartão de proximidade ou o código de barras.
Esses equipamentos podem ser integrados a um sistema de gestão, como o Sistema SCA, que armazena os dados dos seus alunos e funcionários.
Com o Sistema SCA, você pode controlar não só o horário e a frequência dos seus alunos, mas também o status dos seus pagamentos.
Assim, você pode bloquear automaticamente os alunos que estão com as mensalidades atrasadas, evitando a inadimplência e o constrangimento na hora da cobrança.
É importante ressaltar que esse bloqueio é
opcional e pode ser preestabelecido em um
contrato de prestação de serviços e ajustado de acordo com as suas preferências.
Você pode definir um período de tolerância para os alunos que estão com um pequeno atraso, ou liberar o acesso para os alunos que já estão negociando a dívida.
Agora que você já sabe que bloquear o acesso de um aluno inadimplente não é uma medida arbitrária, mas sim uma forma de valorizar o seu trabalho e garantir a qualidade do seu serviço, aproveite para conhecer o SCA, nosso sistema para gestão de Academias.
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