Você que é dono de academia, sabe que existem diversas tarefas e processos envolvidos na administração do seu negócio.
É necessário controlar o fluxo de caixa, o estoque de produtos, os pagamentos, as matrículas, os planos de treino, a frequência dos alunos, entre muitas outras coisas.
Mas, qual é a melhor forma de organizar e gerenciar todas essas informações? Será que usar um caderno, uma planilha ou um sistema de gestão faz diferença no seu desempenho e nos resultados da sua Academia?
Neste texto, vamos comparar essas três opções e mostrar os prós e contras de cada uma delas.
E para te ajudar a tomar a melhor decisão, vamos revelar qual é a solução ideal para você que busca mais praticidade, organização e tempo livre.
Da anotação à inovação: Como a tecnologia vem transformando a gestão de academias
Gerenciar uma academia é uma atividade que envolve diversos aspectos, como controle financeiro, cadastro de alunos, planejamento de treinos, avaliação física, entre outros.
Para realizar essa gestão de forma eficiente e profissional, é preciso contar com ferramentas adequadas que auxiliem na organização, na análise e na tomada de decisões.
Ao longo do tempo, as ferramentas de gestão de academias foram evoluindo e se adaptando às novas demandas e tecnologias do mercado.
Podemos identificar três principais fases desta evolução: o caderno, a planilha e o sistema.
O caderno aparece como a forma mais básica de registrar as informações da academia, como os dados dos alunos, os pagamentos, as presenças, os treinos...
Essa ferramenta tem a vantagem de ser simples e acessível, mas apresenta muitas limitações, como a falta de segurança e a pouca confiabilidade dos dados.
É aí que entram as planilhas, como uma alternativa mais moderna e prática do que o caderno para armazenar as informações da academia em um computador. Elas facilitam a edição, a consulta e o compartilhamento dos dados.
No entanto, a planilha também tem seus problemas, como a vulnerabilidade e a limitação de recursos.
O sistema aparece então como a ferramenta mais avançada e completa para a gestão de academias, pois oferece uma solução integrada e personalizada para cada necessidade.
Ele proporciona mais segurança, confiabilidade e praticidade para o gerenciamento da academia, além de contar com recursos exclusivos e inovadores.
Agora que já conhecemos as três principais fases da evolução das ferramentas de gestão de academias, vamos analisar os prós e contras de cada uma delas:
Caderno: uma forma simples de gestão
Usar um caderno para anotar as informações da sua Academia é a forma mais simples e tradicional de gestão.
Você pode ter um caderno para cada tipo de dado, como financeiro, estoque, alunos etc. Ou pode ter um caderno único onde você registra tudo o que precisa.
Porém, antes de escolher essa ferramenta, é importante avaliar seus prós e contras:
Prós:
- Facilidade de uso: Sua simplicidade de utilização torna-o acessível para qualquer pessoa, independentemente de seus conhecimentos técnicos ou necessidade de treinamento.
- Economia financeira: É uma opção econômica e acessível, pois requer apenas a compra de um caderno e uma caneta para anotações.
Contras:
- Segurança limitada: Apresenta problemas de segurança, pois está sujeito a perdas, roubos e danos causados por diversos fatores como fogo, água, insetos, dentre outros.
- Atualização complexa: A tarefa de atualizar os dados em um caderno é complicada, uma vez que é necessário apagar ou riscar as informações antigas e substituí-las pelas novas.
- Limitação de espaço: A capacidade de armazenamento é limitada, pois depende do espaço disponível nas páginas do caderno.
- Falta de organização: Manter as informações organizadas pode ser um desafio, já que existe a chance de misturar ou até mesmo esquecer de registrar anotações importantes.
- Trabalho manual cansativo: Torna-se trabalhoso e demorado manter as informações em um caderno, devido à necessidade de realizar cálculos manuais e verificar os dados com frequência.
- Riscos de incertezas: Apresenta baixa confiabilidade e precisão, devido à possibilidade de erros humanos de escrita, cálculos ou interpretação.
- Dificuldade de análise e divulgação: Fica complicado verificar e compartilhar informações, já que não é possível criar relatórios, gráficos ou enviar os dados.
Planilha: uma forma popular de gestão
As planilhas têm sido uma ferramenta de gestão bastante popular em muitas academias. Elas oferecem uma abordagem intermediária entre o método tradicional do caderno e os sistemas de gestão mais modernos.
Ao optar por utilizar planilhas na gestão da sua Academia, é importante pesar os prós e contras em relação às necessidades e objetivos específicos do seu negócio:
Prós:
- Melhor organização: Proporciona uma organização superior quando comparado ao caderno, com a capacidade de usar cores, filtros, classificações e formatações para destacar as informações relevantes.
- Ampla capacidade: Dispõe de maior espaço em comparação ao caderno, permitindo a utilização de várias planilhas e abas para uma organização mais eficiente dos dados.
Contras:
- Requer conhecimentos técnicos ou treinamento: Demanda conhecimentos técnicos ou capacitação para uma utilização adequada das ferramentas da planilha.
- Vulnerabilidades de segurança: As planilhas estão sujeitas a riscos como perda, roubo ou danos causados por falhas no sistema. Qualquer pessoa pode acessar, copiar ou excluir.
- Dificuldade na atualização: Pode continuar a ser desafiador manter os dados atualizados, requerendo inserção manual ou importação de outras fontes.
- Potencial para desorganização: Apresenta a possibilidade de desorganização e confusão, com a ocorrência de planilhas duplicadas, inconsistentes ou incompletas.
- Trabalho intensivo: Pode ser trabalhoso e demandar tempo, pois requer configuração e ajustes frequentes em fórmulas e funções para a realização de cálculos e geração de gráficos.
- Precisão e confiabilidade limitadas: Podem ser pouco confiáveis e precisas, pois pode conter erros de digitação, de fórmulas ou nos resultados.
- LGPD e segurança de dados: É importante observar que planilhas podem ser facilmente acessadas e editadas por pessoas não autorizadas, o que pode resultar em processos judiciais com custos milionários se as informações dos alunos forem expostas ou divulgadas, em desacordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Sistema: a forma mais moderna e eficiente de gestão
Um sistema de gestão de academias é a melhor opção entre todas apresentadas até aqui. Ele tem a função de organizar, automatizar e gerenciar suas atividades de forma prática e eficiente.
Os sistemas automatizados oferecem diversas vantagens em comparação com os métodos tradicionais - caderno e planilhas, possibilitando que as academias economizem tempo e dinheiro, reduzam erros administrativos e melhorem a experiência dos alunos.
Além disso, um sistema fornece informações valiosas por meio da análise dos dados da sua Academia, permitindo que os gestores tomem decisões mais fundamentadas e estratégicas.
Agora, vamos ver algumas das razões que fazem do sistema a melhor e mais eficiente opção de gestão para a sua Academia:
Prós:
- Segurança dos dados: Ajuda a proteger informações confidenciais dos alunos, como dados pessoais e financeiros, pois os registros são criptografados e armazenados em servidores seguros e protegidos.
- Atualização simplificada: Em comparação com o caderno e a planilha, o sistema é o mais fácil de atualizar de todos, pois todos os dados da sua Academia e dos seus alunos são sincronizados automaticamente.
- Maior espaço disponível: Há espaço ilimitado para o armazenamento de dados e eles podem ser categorizados por módulos e funcionalidades.
- Organização profissional: Os dados são padronizados e integrados em uma única plataforma, proporcionando uma melhor organização da sua Academia.
- Desempenho imediato: Os cálculos e tarefas são realizados em tempo real de forma automática, garantindo a velocidade e eficiência dos resultados.
- Confiança e precisão: Todos os dados da sua Academia são validados de forma constante, gerando um nível de confiabilidade incomparável.
- Visão geral da academia em segundos: Através do sistema é possível gerar relatórios e gráficos personalizados com apenas alguns cliques e ter acesso a inúmeros indicadores que mostram o desempenho da sua Academia, o que está funcionando e o que pode ser melhorado. Assim, você pode tomar decisões mais direcionadas e aumentar o seu faturamento.
Além disso, ao escolher o Sistema SCA para gerenciar a sua Academia, você terá acesso a outras inúmeras facilidades que tornarão a gestão do seu negócio ainda mais eficiente.
Entre as vantagens oferecidas pelo SCA, destacam-se:
- Automatização de tarefas: Reduz o trabalho administrativo na sua Academia ao automatizar tarefas como agendamento de aulas, registros e análises de receitas, despesas, controle de alunos, e muito mais.
- Melhoria na eficiência operacional: Potencializa o desempenho da academia ao otimizar o agendamento de aulas, garantir a utilização e distribuição eficiente de recursos e simplificar a gestão de tarefas administrativas.
- Controle de estoque: Permite gerenciar o estoque de produtos armazenados na sua Academia, evitando que faltem itens necessários ou que haja excesso de mercadorias.
- Relatórios em segundos: Fornece informações detalhadas sobre o desempenho da academia, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
- Agendamento online de aulas: Proporciona uma maior comodidade aos alunos, permitindo que eles agendem suas aulas de forma online e de acordo com sua disponibilidade de dias e horários. Isso contribui para aumentar a satisfação e fidelidade dos seus clientes.
- Redução de erros: Minimiza erros humanos, como recebimentos incorretos que podem gerar prejuízos gigantes no seu faturamento, além de melhorar a precisão das operações.
- Comunicação eficiente: O SCA irá facilitar a comunicação entre você, sua equipe e seus alunos, oferecendo recursos avançados para agendar contatos e enviar mensagens importantes de forma automática.
Você poderá se comunicar com seus alunos por e-mail, WhatsApp ou SMS, e também ativar o envio automático de mensagens de aniversário e boas-vindas, fortalecendo o seu relacionamento com eles.
Além disso, você pode contar com o sistema para enviar notificações automáticas de cobranças para seus alunos, evitando constrangimentos ao cobrá-los em público.
- Aplicativo gratuito de treino: Nele, seus alunos terão acesso a treinos personalizados, avaliações físicas, promoções exclusivas e muito mais. Você também poderá receber pagamentos de forma rápida e segura usando cartão de crédito e PIX.
Para se ter uma ideia, o aplicativo disponibilizado pelo Sistema SCA já é usado por mais de 500.000 alunos todos os dias e foi o mais baixado na Google Play e na App Store no seu lançamento.
- Controle de Acesso: Com o Sistema SCA integrado à catracas, as academias podem garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às instalações. Isso não apenas aumenta a segurança, mas também proporciona uma sensação de tranquilidade para os alunos.
Além disso, quando um aluno inadimplente tentar entrar na sua Academia, a catraca fará o bloqueio automaticamente, evitando situações constrangedoras relacionadas a cobranças.
A intenção não é impedir a pessoa de treinar, mas sim lembrá-la de que seu plano está em atraso e tentar resolver o problema o quanto antes.
A integração de catracas com o SCA também permite a identificação dos horários de maior movimento na sua Academia e quais deles comportam um maior número de alunos, contribuindo para uma gestão mais eficaz das suas instalações.
Qual é a melhor forma de gerenciar sua Academia?
Uma gestão eficiente é determinante para o sucesso de qualquer academia.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo IDG Research Services, empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido do que as que não usam.
No entanto, muitas empresas brasileiras ainda não adotaram essa prática e sofrem as consequências.
Segundo um levantamento realizado pelo IBGE, quase 50% das empresas brasileiras fecham em até três anos e o principal motivo é a falta de uma gestão eficiente.
Como vimos a pouco, cada ferramenta de gestão possui suas vantagens e desvantagens. A decisão de escolha depende dos seus objetivos, recursos disponíveis e preferências pessoais.
No entanto, se a sua busca é por praticidade, organização e a liberdade de ter mais tempo para se concentrar no crescimento do seu negócio, recomendamos a adoção de um sistema de gestão como o SCA.
Ele representa a forma mais moderna e eficaz de administrar a sua Academia, oferecendo uma série de benefícios em relação ao uso de cadernos ou planilhas, tais como segurança, facilidade de uso, rapidez, confiabilidade e precisão.
Além disso, proporciona uma visão completa e integrada do seu negócio, simplificando a tomada de decisões e impulsionando seus lucros.
Portanto, lembre-se que investir em um sistema de gestão como o SCA não é apenas uma escolha inteligente, mas também um passo essencial para garantir o sucesso da sua Academia.
E para garantir que você aproveite ao máximo os inúmeros benefícios do sistema, estamos te oferecendo 15 dias grátis para testar o SCA.
Comece seu teste grátis agora mesmo!